สำหรับการทำธุรกิจในทุกวันนี้ ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า การนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ระบบ POS มาช่วยในการเก็บข้อมูล การทำธุรกิจ ข้อมูลผู้จำหน่าย ข้อมูลของผู้ชื้อ ข้อมูลสินค้ารับเข้า ข้อมูลสินค้าที่ขาย รวมถึงการออกรายงาน การดูสถิติต่าง ๆ จากข้อมูลที่จัดเก็บ มาช่วยรายงานการเคลื่อนไหวของตัวสินค้าแต่ละตัว รายงานสถิติสินค้าคงคลัง
จุดนี้เองทำให้มีอุตสาหกรรมในเรื่องของเครื่องช่วยงานในการเก็บข้อมูลที่กล่าวมาข้างต้น เพื่อช่วยอำนวยความสะดวก รวดเร็ว ในการทำธุรกิจ การคิดเงิน เครื่อง POS เป็นระบบงานขายหน้าร้าน ณ จุดขาย หรือ Point of sale ซึ่งหมายถึง จุดขายหรือจุดชำระเงิน จะเห็นได้ง่ายตามร้านสะดวกซื้อ หรือห้างร้านเวลาลูกค้าเลือกซื้อของเสร็จแล้ว นำสินค้าไปคิดเงินตรงแคชเชียร์นั่นเอง โดยเครื่อง POS ประกอบไปด้วยในส่วนของ Software และ Hardware โดยมีการเขียนและพัฒนาโปรแกรมบน Hardware ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ จนมีความสามารถมากกว่าการเป็นแค่เครื่องเก็บหรือคิดเงินธรรมดาทั่ว ๆ ไป
ในปัจจุบันมีการพัฒนาระบบโปรแกรมงาน ณ จุดขายหน้าร้านก้าวหน้าไปมาก ทั้งสามารถเพิ่มเติมระบบสมาชิก จากเครื่อง Stand alone จนมาถึงสามารถข้อมูลการซื้อขายเครือข่ายคอมพิวเตอร์ LAN รวมไปถึงสามารถดูข้อมูลและสถิตอื่น ๆ จากที่ไหนก็ได้โดยผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
คุณสมบัติของ ระบบ POS
Software หรือโปรแกรม เป็นระบบที่มีหน้าที่ในการเก็บข้อมูลการซื้อขายสินค้า ข้อมูลสต็อกสินค้า (storehouse) โดยมีการเก็บสต็อกข้อมูลสินค้า และข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายทั้งหมด รวมไปถึงมีโปรแกรมระบบการเป็นสมาชิก ยอดซื้อขายสะสมของลูกค้า
Hardware หรืออุปกรณ์ใช้งานร่วมโปรแกรม ซึ่ง Hardware เป็นตัวประมวลผล ทุกอย่างเกียวกับโปรแกรมระบบงานขายหน้าร้าน มีการออกแบบให้มีหน้าตาต่าง ๆ ทั้งเหมือนคอมพิวเตอร์ หรือรูปทรงที่ต่างกันไป ตามการออกแบบของแต่ละผู้ผลิต ด้วยเทคโนโลยีทางด้าน Hardware ที่ก้าวหน้าไปอย่างมากในปัจจุบันมีการพัฒนาโปรแกรมร่วมกับตัวเครื่อง โดนออกแบบมาให้มีหน้าจอแบบ Touch Screen Monitor บางยี่ห้อทำเป็นหน้าจอระบบสัมผัสได้ ที่สามารถให้พนักงานสามารถทำงานได้ง่ายกว่าแต่ก่อน
โปรแกรมหน้าร้านมีการพัฒนาหลากหลายขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้งาน โดยแบ่งเป็นโปรแกรมประเภทเก็บเงินหน้าร้านที่ถูกออกแบบและพัฒนามาเพื่องานขายหน้าร้านโดยเฉพาะ มีลักษณะการทำงานที่ง่าย สามารถเรียนรู้การทำงานได้เร็ว เนื่องจากเป็นเพราะออกแบบมาเพื่อให้เกิดความหยืดหยุ่นไม่ซับซ้อน เพราะว่าต้องเน้นการทำงานที่รวดเร็ว ไม่เกิดการรอ ไม่ช้าจนสร้างความไม่พอใจให้กับลูกค้า
ส่วนใหญ่หน้าตาของโปรแกรมจะเป็นลักษณะคือ หน้าตาที่ง่าย คือมีชื่อสินค้า และจำนวนสินค้า และราคา รวมไปถึงราคารวม ที่อาจออกแบบให้มีตัวใหญ่เห็นได้ชัดเจน ปัจจุบันจะมีไม่กี่บริษัทที่น่าเชื่อถือที่พัฒนาโปรแกรมและ เครื่อง Point of sale พร้อมมาใช้งานโดยเฉพาะ
แต่หากเป็นลักษณะธุรกิจขนาดใหญ่ที่ต้องมีการทำงานระบบบัญชี (Accounting System) ด้วย โปรแกรมระบบงานขายหน้าร้านประเภทนี้ จะใช้การหลักทำงานของโปรแกรมบัญชีมาใช้กับงานขายหน้าร้าน ซึ่งอาจมีความยุ่งยากซับซ้อน มีขั้นตอนในการใช้งานมาก ซึ่งระบบนี้สามารถพิมพ์ใบเสนอราคาได้ด้วย ซึ่งเหมาะสำหรับร้านค้าที่อยู่ในรูปของบริษัท เป็นโปรแกรมจุดขายที่ถูกออกแบบมาเพื่อการทำงานบริษัทหรือห้างร้านที่มีหลายแผนก
จะเห็นว่ามีการพัฒนาระบบที่หลากหลาย เพื่อช่วยงานการเก็บข้อมูลการค้าและการบัญชี แต่เนื่องจากธุรกิจมีหลากหลายขนาด ดังนั้นโครงสร้างของโปรแกรมอาจจะไม่เหมือนกัน ในร้านค้าขนาดเล็กไม่ใหญ่มากอาจใช้งานโปรแกรมที่ง่าย ในการเก็บข้อมูลการขายปลีกทั่วไป หากเป็นลักษณะของธุรกิจขนาดใหญ่วิธีการคิดและวิธีออกแบบโปรแกรมแต่ละโปรแกรมถูกพัฒนาด้วยมีจุดประสงค์ไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจมีระบบบัญชีการแจ้งหนี้ บัญชีลูกหนี้ ออกบัญชีรับ-จ่าย อีกด้วย
ตรงนี้เองจึงควรเลือกใช้ระบบงานจุดขายหน้าร้านให้เหมาะสมกับกิจการของร้านค้า เพราะราคาในการพัฒนาต่างกันมากพอสมควร เช่น ระบบ pos ร้านค้าปลีก ควรเลือกใช้โปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ ที่มีขนาดเล็ก ราคาไม่แพง แต่หากอยู่ในรูปแบบบริษัท ทีมีหลายแผนก หลายภาคส่วน มีการจัดซื้อจัดจ้าง อาจต้องมีการจ้างเพื่อพัฒนาโปรแกรมขึ้นมาโดยเฉพาะ หรือเลือกโปรแกรมจากบริษัทชั้นนำที่น่าเชื่อถือได้มาใช้งานเนื่องจากต้องมีการส่งข้อมูลการบัญชีให้กรมสรรพากร หากมีการออกแบบระบบไม่ดี จะทำให้เกิดปัญหาภายหลังได้
โดยทำงานร่วมกับ Scanner Barcode หรือ เครื่องอ่านบาร์โค้ด ที่ทั้งสะดวกและรวดเร็วกว่าการพิมพ์รหัสสินค้าผ่านทาง Keyboard เหมือนสมัยก่อน รวมทั้งทำงานร่วมกับ เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ และ Barcode Printer หากมีวบประมาณเพียงพอ สามารถเลือกซื้อระบบที่มีความสมบูรณ์ครบถ้วนทั้ง Hardware และ Software เพื่อช่วยให้การขายสินค้าสะดวกสบาย คิดเงินได้ไว เช็คสินค้าได้ทันที หรือดูได้ว่าสินค้าไหนขายดี
ปัจจุบันมีการออกแบบคอมพิวเตอร์มือถือแบบพกพา เพื่อนำเข้าข้อมูลเข้าสู่โปรแกรมคำนวณหน้าร้านจะเห็นได้จากร้านอาหารหลาย ๆ ร้าน เริ่มมีการใช้งาน PDA หรือ Mobile Computer มารับออเดอร์จากลูกค้า และส่งข้อมูลผ่านระบบเครือข่ายไปยังเครื่องคิดเงิน เมื่อถึงเวลาคิดเงินสามารถคิดเงินได้ทันที และเชื่อมต่อกับ Printer Slip เครื่องพิมพ์ใบเสร็จอย่างย่อ ใช้สำหรับออกใบเสร็จ
หลังจากลูกค้าเมื่อชำระเงินเรียบร้อยแล้ว จะเห็นว่าระบบ Point of sale มีทั้ง Software และ Hardware ที่เกี่ยวข้องหลายส่วน อยู่ที่ความต้องการที่เหมาะสม เช่น ร้านขายสินค้ามีการใช้เครื่อง Scanner Barcode เพื่อความสะดวกในการเก็บข้อมูลการซื้อขายแต่ ระบบ pos ร้านอาหาร ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด แต่อาจนำ PDA มาใช้งานในการนำเข้าข้อมูลแทน
เมื่อร้านค้าเลือกใช้ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยเก็บเงิน ณ จุดขาย จะได้ประโยชน์ทำให้เจ้าของร้านหรือเจ้าของธุรกิจรู้ยอดขายในแต่ละวันได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบันที่สามารถเช็คยอดขายผ่านระบบ Internet ได้ ทำให้เจ้าของร้านดู ยอดขาย รายงานต่าง ๆ แม้ไม่ได้อยู่ที่ร้านได้อีกด้วย พร้อมกับสามารถเช็คดูในแต่ละวันได้ว่าได้ว่าเมนูไหนขายดี เมนูไหนขายไม่ค่อยดีได้ ได้ตลอดเวลาแบบ Real time ตรวจสอบได้ว่าในแต่ละเดือน ใช้วัตถุดิบแต่ละชนิดโดยเฉลี่ย ปริมาณเท่าใด จะได้สั่งซื้อได้ทันเวลา หากเมนูสินค้าไหนยอดขายไม่ค่อยดี มีวัตถุดิบเหลือเยอะ สามารถนำมาจัดโปรโมชั่นวางแผนเพื่อเพิ่มยอดขายได้ ช่วยสะดวก รวดเร็ว ให้บริการลูกค้าได้ดีกว่า เพราะมีการคิดเงินที่เร็วขึ้น ไม่ต้องเสียเวลานั่งกดเครื่องคิดเลขคิดเงินทีละโต๊ะ
ติดต่อสอบถามรายละเอียด ตัวอย่างระบบ pos ราคา เพิ่มเติมได้จาก facebook ของ PlanetBarcode
